Informace o zpracování osobních údajů

Město Svitavy (dále „město“) jako právnická osoba i jako orgán veřejné moci zpracovává osobní údaje a plní přitom povinnosti správce těchto údajů, případně jejich zpracovatele.

Město zpracovává osobní údaje v souladu s právem Evropské unie, zejména v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice č. 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), dále jen „obecné nařízení“ nebo „GDPR“, v souladu s mezinárodními smlouvami, kterými je Česká republika vázána, a dále v souladu s relevantními vnitrostátními právními předpisy.

Kontaktní údaje správce:
město Svitavy
T. G. Masaryka 5/35, 568 02 Svitavy
IČ: 00277444
telefon: 461 550 211
fax: 461 532 141
e-mail: radnice@svitavy.cz
ID datové schránky: 6jrbphg

Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů:
Mgr. Iva Kumhálová
adresa pro doručování: Městský úřad Svitavy, T. G. Masaryka 5/35, 568 02 Svitavy
elektronická adresa: poverenec@svitavy.cz
telefon: 461 550 308

Účely zpracování a právní základ pro zpracování:

Město zpracovává osobní údaje výhradně v souladu s právními tituly stanovenými obecným nařízením a dalšími obecně závaznými právními předpisy.  Tyto osobní údaje město shromažďuje a zpracovává pouze za stanoveným účelem v níže uvedeném rozsahu po dobu, která je nezbytně nutná a je pro jednotlivé účely zpracování a typy dokumentů dána obecně závaznými právními předpisy, zejména zákonem o archivnictví a spisové službě.

Základní účely a důvody zpracování osobních údajů:

• splnění úkolů prováděných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci (zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR) – jedná se zejména o výkon přenesené působnosti podle zvláštních předpisů

• splnění právních povinností, které se na město vztahují (zpracování na základě č. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) – činnost se řídí zejména zákonem o obcích, dále též občanským zákoníkem pokud město vystupuje v samostatné působnosti v soukromoprávních vztazích, dále na město dopadají povinnosti spojené se zákonem o veřejných zakázkách, zákonem o svobodném přístupu k informacím, zákonem o registru smluv a účetními a daňovými předpisy
• uzavření a následné plnění smlouvy mezi městem a smluvním partnerem (zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) – v případě, kdy město v samostatné působnosti vstupuje do smluvního vztahu, musí zpracovávat osobní údaje i za tímto účelem (potřeba identifikovat druhou smluvní stranu)
• ochrana oprávněných zájmů (zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), kterými jsou zejména transparentnost a efektivita městského úřadu, ochrana dětí, sociálně slabých a osob omezených ve svéprávnosti, ochrana života a zdraví, výkon a ochrana vlastnického a dalších práv, vymáhání pohledávek, ochrana životního prostředí, zajištění trvale udržitelného rozvoje, komunitní život města apod.
• ochrana životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby (zpracování na základě č. 6 odst. 1 písm. d) GDPR) – v případě, kdy je nutné zpracovat osobní údaje za účelem předejití vzniku ohrožení a újmy na životě subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby
• souhlas subjektu údajů pro jeden či více konkrétních účelů, které nespadají pod plnění právních povinností či smluvních závazků (zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)

Rozsah zpracování osobních údajů:

K zajištění řádného plnění zákonných a smluvních povinností, zpracování osobních údajů na základě veřejného nebo oprávněného zájmu, případně se souhlasem subjektu údajů, město zpracovává zejména následující kategorie osobních údajů:

• základní identifikační údaje – zejména jméno, příjmení, rodné číslo, datum nebo místo narození, číslo průkazu totožnosti, údaje uvedené na rodném či oddacím listu, vlastnoruční podpis, v případě podnikajících fyzických osob též IČ a DIČ
• adresní a kontaktní údaje  - zejména  veškeré adresy (trvalý pobyt, korespondenční adresy, v případě podnikajících fyzických osob adresa sídla a dále kontaktní údaje (telefonní čísla, e-maily, adresy sociálních sítí, ID datových schránek apod.)
• informace ze vzájemné komunikace – informace z listinné pošty, e-mailů, záznamů telefonických hovorů, kontaktních formulářů, informace z podnětů či stížností
• informace o sociálních poměrech – zejména věk, pohlaví, rodinný stav, vzdělání, profese, údaje o zaměstnavateli, počet dětí
• zvláštní kategorii osobních údajů – osobní údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání, o zdravotním stavu, sexuální orientaci apod.
• informace o majetkových poměrech – zejména údaje spojené s financemi a majetkem jako např. vlastnictví nemovitostí, informace o zdroji a výši příjmů, bankovním účtu a informace o pohledávkách a závazcích
• fakturační a transakční údaje - zejména informace o sjednaných fakturačních podmínkách a o přijatých platbách
• údaje z veřejných registrů – zejména údaje z obchodního rejstříku, insolvenčního rejstříku, registru dlužníků, profesních registrů a katastru nemovitostí
• elektronické komunikační prostředky využívané k autentizaci a autorizaci – zejména elektronický podpis nebo běžně používané přihlašovací uživatelské jméno na internetové stránky města
• záznamy z kamerových záznamů – záznamy z kamerových systémů nainstalovaných v budovách městského úřadu a dalších objektech a na veřejných prostranstvích ve městě
• informace z internetu, sociálních sítí a médií
• fotografie ze společenských, kulturních a sportovních akcí či životně důležitých událostí

Příjemci nebo kategorie příjemců osobních údajů:

Osobní údaje zpracovávané pro plnění povinností vyplývajících ze zvláštních právních předpisů předává město třetím subjektům výhradně v případech, kdy mu tak ukládá zákon, výjimkou je poskytnutí nebo zpřístupnění údajů na základě zpracovatelské smlouvy. Bez souhlasu fyzické osoby mohou být poskytnuty třetím subjektům osobní údaje, které vypovídají o veřejné nebo úřední činnosti osoby a o jeho funkčním nebo pracovním zařazení. V případě zpracování osobních údajů na základě souhlasu, jsou tyto údaje předávány výhradně v rozsahu tohoto souhlasu.

Zdroje zpracování osobních údajů:

Město získává osobní údaje občanů, klientů, návštěvníků, účastníků řízení, obchodních partnerů a dalších fyzických osob, se kterými vejde do styku v rámci své působnosti, z následujících zdrojů:

• osobní údaje poskytne přímo fyzická osoba (např. v případě žádostí, stížností, podnětů, návrhů, sdělení a jiných podobných podání)
• osobní údaje jsou získány od třetích osob nebo ze základních registrů v případech, kdy tak určí zvláštní právní předpis (např. v rámci přestupkových řízení, v matričních záležitostech, výkonu státního dohledu apod.)
• z veřejných zdrojů v případech, kdy je město v rámci své působnosti povinno ověřit některé údaje (např. veřejný rejstřík, katastr nemovitostí, insolvenční rejstřík, rejstřík živnostenského oprávnění apod.)
• město nezískává osobní údaje z žádných neoficiálních veřejných zdrojů, jako jsou např. sociální sítě (facebook, twiter)

Doba uložení osobních údajů:

Veškeré dokumenty, které byly městu doručeny nebo byly vytvořeny v souvislosti s jeho působností, jsou zpracovávány v souladu se zákonem o archivnictví a spisové službě. Doba uložení jednotlivých dokumentů se řídí tímto zákonem a vnitřním předpisem Spisový řád Městského úřadu Svitavy.
Pozn.: dokumentem se rozumí každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální.

Práva subjektu údajů:

V souvislosti se zpracováním osobních údajů má subjekt údajů níže uvedená práva. Na výkon těchto práv se však vztahují určité výjimky, a proto je není možné uplatnit ve všech situacích. V případě, že subjekt údajů uplatní svá práva a jeho žádost bude shledána oprávněnou, správce přijme požadovaná opatření bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce (v důvodných případech lze tuto lhůtu prodloužit až o další dva měsíce).

• právo na přístup k osobním údajům – subjekt údajů má právo na přístup ke svým osobním údajům zpracovávaným správcem
• právo na opravu – subjekt údajů může správce požádat o opravu nepřesných osobních údajů
• právo na výmaz – subjekt údajů může správce požádat o výmaz zpracovávaných osobních údajů, a to zejména za podmínek uvedených v čl. 17 GDPR
• právo odvolat souhlas – subjekt údajů může kdykoliv odvolat již udělený souhlas se zpracováním, a zabránit tak dalšímu zpracování pro účel uvedený v daném souhlasu, odvoláním souhlasu  není dotčena zákonnost zpracování v období před jeho odvoláním
• právo vznést námitku – pokud správce zpracovává osobní údaje subjektu údajů na základě svých oprávněných zájmů, má subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se ho týkají
• právo na omezení zpracování – v určitých případech může subjekt údajů požadovat, aby správce omezil prováděné zpracování (např. do doby vyřešení námitek subjektu údajů)
• právo na přenositelnost údajů – subjekt údajů může požádat správce, aby subjektu údajů či třetí osobě předal osobní údaje, které o subjektu údajů na základě smlouvy či souhlasu zpracovává v elektronické podobě

Pokud se subjekt údajů domnívá, že jeho osobní údaje jsou zpracovávány v rozporu s právními předpisy, má právo obrátit se na správce se žádostí o zjednání nápravy. Jestliže bude žádost oprávněná, správce neprodleně odstraní závadný stav. Tím není dotčena možnost subjektu údajů podat stížnost přímo u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Výše specifikovaná práva subjektu údajů lze uplatnit přímo u správce:
město Svitavy
T. G. Masaryka 5/35, 568 02 Svitavy
IČ: 00277444
telefon: 461 550 211
fax: 461 532 141
e-mail: radnice[zavinac]svitavy.cz[tecka]br /> ID datové schránky: 6jrbphg

Jednotlivá práva lze uplatnit rovněž u pověřence pro ochranu osobních údajů e-mailem zaslaným na adresu poverenec@svitavy.cz nebo telefonicky na telefonním čísle 461 550 308. Z důvodu jednoznačné identifikace druhé strany v případě telefonické žádosti lze poskytnout pouze základní a obecné informace. Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů:
Mgr. Iva Kumhálová
Městský úřad Svitavy
T. G. Masaryka 5/35, 568 02 Svitavy
e-mail: poverenec@svitavy.cz
telefon: 461 550 308

Zabezpečení osobních údajů:

Listinná vyhotovení dokumentů obsahujících osobní údaje jsou uložena v uzamykatelných skříních nebo v uzamčených kancelářích, kde nejsou nikdy ponechána bez dozoru oprávněných úředních osob. V budovách městského úřadu je nainstalován kamerový systém, a to zejména v místech se zvýšeným rizikem porušení zabezpečení.

Pravidla pro nakládání zaměstnanců města s osobními údaji jsou obsažena v následujících vnitřních předpisech městského úřadu:

• spisový řád
• směrnice, kterou se stanoví pravidla pro používání informačního systému města
• směrnice o ochraně a zpracování osobních údajů 

Všichni zaměstnanci města, kteří jsou oprávněni nakládat s osobními údaji, byli seznámeni s právy a povinnostmi vyplývajícími z předpisů v oblasti ochrany osobních údajů, zejména GDPR, a byli v tomto smyslu proškoleni.

Technologické zabezpečení osobních údajů zajišťuje oddělení informatiky odboru kancelář starosty a tajemníka městského úřadu tak, že veškeré soubory jsou chráněny a přístup k datovým souborům je zabezpečen hesly v souladu s nastavením přístupových práv.

Vymezení užitých pojmů:
Osobní údaj – osobním údajem je jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestliže lze subjekt údajů přímo či nepřímo identifikovat.
Subjekt údajů – subjektem údajů je fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují.
Správce – správcem je každý subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za něj.
Zpracovatel – zpracovatelem je každý subjekt, který na základě zvláštního zákona nebo pověření správce zpracovává osobní údaje podle tohoto zákona.
Příjemce – příjemcem je každý subjekt, kterému jsou osobní údaje zpřístupněny.
Zpracování osobních údajů – zpracováním osobních údajů je jakákoliv operace nebo soustava operací, které správce nebo zpracovatel systematicky provádí s osobními údaji, a to automatizovaně nebo jinými prostředky. Zpracováním osobních údajů se rozumí zejména shromažďování, ukládání na nosiče informací, zpřístupňování, úprava nebo pozměňování, vyhledávání, používání, předávání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměna, třídění nebo kombinování, blokování a likvidace.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů – zaměstnanec města Svitavy pověřený plněním povinností v oblasti ochrany osobních údajů ve smyslu kapitoly IV oddílu 4 obecného nařízení